Assistant Professional (Location manager)

Assistant Professional (Location manager)

Contract: Initial 1 Year contract - High chance of this becoming a permanent position 
Working Hours: 40 hours per week (Mon - Fri, 8 hours per day) 
Start Date: As soon as possbile

Your profile

• Bachelor’s Degree
• 3 to 5 years (prior) experience in a similar role
• Extensive experience in organizing and coordinating business operations and procedures to ensure organizational effectiveness and efficiency.
• Efficient task delivery within demanding schedules and tight deadlines
• Must possess exceptional communication skills and have experience dealing with high level executives / internal customers.
• Microsoft office proficiencies including Microsoft Excel, Word, Outlook, and PowerPoint
• Basic knowledge of SAP
• Preferred Bilingual (FR-EN)  
• Travel required.

Your responsibilities
Reporting to the Head of Real Estate, the candidate will be responsible to:

• Provide effective and efficient administrative support for Real Estate team.
• Share Energy - Internal Room and Desk Booking Tool - Coordinate Initial set up with Creation Team and provide administrative support to each site. 
•  Maintain and update all real estate databases, portfolio tools, and legal documentation for the assigned properties for the Canadian portfolio.
• scheduling and coordinating meetings.
• Coordination of activities with internal and external facility management team
• assistance to internal customers - including redirecting phone/email inquiries to appropriate personnel. 
• Assist in the development of reports/ presentations
• Provide status reports, dashboards, and presentation materials for stakeholders, while maintaining the SharePoint site, document repository, and commitment tracking logs
• Format/create/distribute Posters/emails as required using templates provided
• Ability to coordinate/lead small projects.
• Provide order processing support for creating vendor’s shopping carts/processing invoices
• Support Vendor management & Onboarding
• Travel Management / quality gate for expense report
• Prepare monthly and ad hoc reports such as AM  KPIs
• Coordinate and facilitate status meetings, capacity reviews, and collaboration sessions.
• Prepare meeting agendas, minutes, action logs, and follow-up communications, while tracking risks, assumptions, dependencies, and open actions affecting delivery commitments.
• Escalate missing approvals, overdue actions or incomplete reporting to the accountable owner. 
• Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment, with high attention to detail and strong discipline in documentation.

Your opportunities for personal growth

• Build strong partnerships with Senior Management team through clear and consistent teamwork to reach a common goal.
• Career growth and development opportunities; supportive work culture

Gestionnaire de site
PARLONS DE VOUS
Votre profil

• Baccalauréat
• De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Expérience en organisation et en coordination des activités et des procédures opérationnelles afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation.
• Capacité à exécuter efficacement les tâches dans le respect d’échéanciers exigeants et de délais serrés
• Excellentes aptitudes en communication et expérience auprès de cadres supérieurs et de clients internes.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook et PowerPoint
• Connaissance de base de SAP
• Bilinguisme français-anglais souhaité
• Déplacements requis.

Vos responsabilités
Relevant du responsable de l’immobilier, la personne titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :

• Fournir un soutien administratif efficace à l’équipe de l’immobilier.
• Share Energy — outil interne de réservation de salles et de postes de travail — coordonner la configuration initiale avec l’équipe de mise en œuvre et fournir un soutien administratif à chaque site.
• Tenir à jour toutes les bases de données immobilières, les outils de gestion du portfolio et les documents juridiques relatifs aux propriétés attribuées du portfolio canadien.
• Planifier et coordonner les réunions.
• Coordonner les activités avec les équipes internes et externes de gestion des installations.
• Aider les clients internes, notamment en acheminant les demandes reçues par téléphone ou par courriel au personnel approprié.
• Contribuer à l’élaboration de rapports et de présentations.
• Fournir des rapports, des tableaux de bord et des présentations, tout en tenant à jour le site SharePoint, l’entreposage des documents et les registres de suivi des engagements.
• Mettre en forme, créer et distribuer, au besoin, des affiches et des courriels à l’aide des modèles fournis.
• Être en mesure de coordonner ou de diriger des petits projets.
• Fournir un soutien au traitement des commandes, notamment pour la création des paniers d’achat des fournisseurs et les traitements des factures.
• Soutenir la gestion et l’intégration des fournisseurs.
• Réserver les voyages professionnels et effectuer le contrôle de la qualité des notes de frais.
• Préparer des rapports mensuels et ponctuels, notamment sur les indicateurs clés de rendement de la gestion d’actifs.
• Coordonner et animer les réunions de suivi, les revues de capacité et les séances de collaboration.
• Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux, les registres des mesures à prendre et les communications de suivies, tout en assurant le suivi des risques, des hypothèses, des dépendances et des mesures en suspens qui ont une incidence sur les engagements des livraisons.
• Signaler au responsable concerné les approbations manquantes, les mesures en retard ou les rapports incomplets.
• Être en mesure de gérer plusieurs priorités et échéances dans un environnement au rythme soutenu, avec un grand souci du détail et une solide rigueur documentaire.

Vos possibilités de perfectionnement professionnel

• Établir de solides partenariats avec l’équipe de la haute direction grâce à une collaboration claire et constante afin d’atteindre un objectif commun.
• Possibilités d’avancement professionnel et de perfectionnement; culture de travail favorable.

With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.