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Ein Unternehmen aus der Bergbauindustrie beauftragte NES Fircroft mit der Besetzung einer geschäftskritischen Position als Executive Assistant to the Global CEO. Die gesuchte Person sollte die globale Geschäftsführung unmittelbar unterstützen.

Aufgrund der Bedeutung der Position und der damit verbundenen Vertraulichkeit benötigte der Kunde einen erfahrenen Recruitment-Partner, der eine diskrete Kandidatensuche über mehrere internationale Märkte hinweg organisieren und den Auswahlprozess innerhalb eines engen Zeitrahmens koordinieren konnte.

Die Besetzung der Position war sowohl zeitlich als auch organisatorisch anspruchsvoll. Neben der Suche nach einer geeigneten Person mussten strenge Vertraulichkeitsanforderungen eingehalten und mehrere internationale Entscheidungsträger in den Prozess eingebunden werden.

Im Mittelpunkt standen drei Herausforderungen:

• Strenge Vertraulichkeit: Aufgrund der exponierten Position im direkten Umfeld des Global CEO durfte die Stelle nicht öffentlich ausgeschrieben werden. Die Kandidatensuche musste daher vollständig diskret erfolgen, ohne die Identität des Kunden frühzeitig offenzulegen.
• Hoher Zeitdruck: Für die Besetzung stand nur ein sehr kurzer Zeitraum zur Verfügung. Zusätzlich mussten die Rechtsabteilungen beider Unternehmen die neuen Geschäftsbedingungen innerhalb von lediglich 48 Stunden prüfen und freigeben.
• Internationale Abstimmung: Mehrere Entscheidungsträger auf Kundenseite waren über unterschiedliche Zeitzonen verteilt und mussten während des gesamten Recruitingprozesses laufend über den aktuellen Stand informiert werden.

Diese Anforderungen machten eine gezielte Direktansprache sowie eine eng koordinierte Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Recruitment-Teams notwendig.

NES Fircroft stellte ein spezialisiertes Recruitment-Team zusammen und nutzte die internationale Zusammenarbeit seiner Standorte in London und Perth. Durch die Koordination über beide Büros hinweg konnte das Team den Zeitunterschied von neun Stunden überbrücken und die Entscheidungsträger des Kunden kontinuierlich über den Fortschritt informieren.

Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, setzte NES Fircroft auf einen strukturierten Search-&-Selection-Prozess ohne öffentliche Stellenausschreibung.

Der Auswahlprozess erfolgte in mehreren Schritten:

• Systematische Marktanalyse: NES Fircroft identifizierte Executive Assistants mit Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften bei führenden Unternehmen aus drei technischen Branchen. Daraus entstand eine erste Liste mit 50 potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten.
• Gezielte Vorauswahl: Nach einer ersten Prüfung reduzierte das Recruitment-Team den Kandidatenpool auf 25 geeignete Profile, die dem Kunden zur Bewertung vorgestellt wurden.
• Vertrauliche Direktansprache: In Abstimmung mit dem Kunden wurde die Auswahl auf zehn Personen eingegrenzt. Alle zehn wurden direkt kontaktiert und erklärten sich zu einem ersten Interview bereit. Zum Schutz vertraulicher Unternehmensinformationen erhielten sie jeweils eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA).
• Mehrstufiges Interviewverfahren: Nach den ersten Gesprächen erstellte NES Fircroft für alle zehn Kandidatinnen und Kandidaten detaillierte Bewertungen. Auf dieser Grundlage wählte der Kunde sechs Personen für die erste telefonische Interviewrunde aus. Anschließend wurden drei Personen zu persönlichen Zweitgesprächen eingeladen.

Die strukturierte Vorauswahl ermöglichte dem Kunden, sich auf die aussichtsreichsten Profile zu konzentrieren. Gleichzeitig stellte die enge Zusammenarbeit zwischen London und Perth sicher, dass die internationalen Ansprechpartner während des gesamten Prozesses eingebunden blieben.

Nach Abschluss der Auswahlgespräche und unter Berücksichtigung des Feedbacks der wichtigsten Entscheidungsträger führte der Global CEO persönlich das abschließende Interview mit der bevorzugten Person.

Die ausgewählte Person nahm das Stellenangebot an und konnte die Position innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens antreten.

Damit gelang NES Fircroft die erfolgreiche Besetzung einer geschäftskritischen Führungsassistenzposition unter strengen Vertraulichkeitsanforderungen und hohem Zeitdruck. Die Kombination aus internationaler Teamarbeit, systematischer Kandidatenauswahl und diskreter Direktansprache ermöglichte es dem Kunden, die gesuchte Unterstützung für den Global CEO rechtzeitig zu gewinnen.