Baustellenassistenz (m/w/d)

Einsatzzweck

1. Termin- & Koordinationsmanagement
- Pflege und Aktualisierung des Baustellen-Terminplans (MS Project/Primavera/Excel)
- Terminabstimmung mit Nachunternehmern, Lieferanten und internen Fachabteilungen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Baustellen-Meetings (Daily Calls, Wochenbesprechungen, Claim-Meetings, Abstimmungsrunden mit Kunden)
- Protokollführung und Verteilung der Besprechungsergebnisse

2. Operative Unterstützung der Baustellenleitung
- Erster Ansprechpartner für kleinere organisatorische und logistische Themen
- Bearbeitung und Auslösung von kleineren Bestellungen (Büromaterial, Verbrauchsmaterial, Werkzeug-Nachbestellung, Schutzausrüstung, Verpflegung, Kleinwerkzeuge etc.)
- Verwaltung und Nachverfolgung von Material- und Dokumentenflüssen auf der Baustelle

3. Dokumenten- & Berichtswesen
- Unterstützung bei der Ablage und Pflege baustellenrelevanter Dokumente (Lieferscheine, Bautagesberichte, Mängellisten, Fotos etc.)
- Mitwirkung bei der Erstellung von Statusberichten und Präsentationen für die Projekt- und Geschäftsleitung

4. Allgemeine Bürotätigkeiten auf der Baustelle
- Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefonzentrale der Baustelle
- Organisation von Besucher- und Fremdfirmen-Zutritten
- Pflege des Baustellenbüros (Ordnung, Verbrauchsmaterial auffüllen, Reinigungskoordination)

Erforderliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, Anlagenmechaniker/in, Mechatroniker/in, …) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in assistierenden/koordinierenden Funktionen – idealerweise bereits auf Baustellen, im Anlagenbau, in der Montage oder im Projektumfeld
• Sehr guter Umgang mit MS Office (insbes. Excel, Outlook, PowerPoint, Word)
• Strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeit – auch in stressigen Baustellen-Situationen
• Führerschein Klasse B (wünschenswert: Anhängerführerschein BE)
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch von Vorteil)

Erwünschte Qualifikationen

SAP-Kenntnisse von großem Vorteil

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