Documentalist Friesland
BH-329796
Posted: 10/03/2026
- Negotiable
- Netherlands Utrecht (stad)
- Contract
-
Power Generation, T&D
-
T&D
Documentalist
Voor een opdrachtgever in de omgeving Friesland zoeken wij een Documentalist. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, structureren en verbeteren van digitale projectarchieven binnen infrastructurele projecten. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archivering en zorgt ervoor dat informatie correct, volledig en volgens de geldende afspraken wordt vastgelegd.
Uren: 28–32 uur per week
Locatie: Friesland/ hybride
Looptijd: z.s.m. t/m 31 maart 2027
Belangrijk: deze opdracht is niet geschikt voor ZZP. Het betreft een hybride functie met verplichte fysieke aanwezigheid van 2 dagen per week in Friesland.
Over de rol:
Als Documentalist zorg je ervoor dat projectdocumentatie op de juiste manier wordt geregistreerd, geordend, gemandateerd en gearchiveerd. Je werkt binnen complexe infrastructurele projecten waarin meerdere documentmanagementsystemen worden gebruikt. Jij bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en zorgt dat projectmedewerkers weten wat er van hen verwacht wordt op het gebied van documentbeheer en archiefvorming.
Naast het beheren van het digitale projectarchief, coach en ondersteun je medewerkers in het correct gebruiken van systemen, werkafspraken en archiveringsrichtlijnen. Je speelt daarmee een belangrijke rol in de kwaliteit, toegankelijkheid en continuïteit van projectinformatie.
Werkzaamheden:
Je houdt je onder andere bezig met:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem
• Het aanmaken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem op basis van gebruikersbehoefte
• Het instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering
• Het registreren, metadateren, ordenen, classificeren en beheren van documenten en dossiers
• Het toevoegen, wijzigen, verplaatsen en structureren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van handleidingen, werkinstructies en andere documenten die horen bij het projectarchief
• Het bewaken van een correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste personen
• Het melden van storingen en functionele verbetervoorstellen bij de juiste beheerpartijen
• Het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer goed uitvoeren
Resultaat van de opdracht:
• Een ingericht en goed beheerd projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en gestelde kwaliteitseisen
• Correct toegepaste metadata, ordening, waardering en selectie van documenten en dossiers
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrices, handleidingen, werkinstructies en ordeningsstructuren
• Verbeterde kwaliteit en continuïteit van de informatiehuishouding binnen de projecten
Gevraagd:
• Afgeronde MBO 4-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met documentair informatiebeheer, informatievoorziening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het opstellen van handreikingen en/of werkinstructies
• Analytisch, nauwkeurig en gestructureerd, met een hands-on mentaliteit
• Zelfstandig in plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden
• Kennis van en ervaring met informatiestromen binnen grootschalige infrastructurele projecten en/of overheidsorganisaties
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en toepassingsmodellen voor metadata
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren is een sterke pré
With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.
Voor een opdrachtgever in de omgeving Friesland zoeken wij een Documentalist. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, structureren en verbeteren van digitale projectarchieven binnen infrastructurele projecten. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archivering en zorgt ervoor dat informatie correct, volledig en volgens de geldende afspraken wordt vastgelegd.
Uren: 28–32 uur per week
Locatie: Friesland/ hybride
Looptijd: z.s.m. t/m 31 maart 2027
Belangrijk: deze opdracht is niet geschikt voor ZZP. Het betreft een hybride functie met verplichte fysieke aanwezigheid van 2 dagen per week in Friesland.
Over de rol:
Als Documentalist zorg je ervoor dat projectdocumentatie op de juiste manier wordt geregistreerd, geordend, gemandateerd en gearchiveerd. Je werkt binnen complexe infrastructurele projecten waarin meerdere documentmanagementsystemen worden gebruikt. Jij bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en zorgt dat projectmedewerkers weten wat er van hen verwacht wordt op het gebied van documentbeheer en archiefvorming.
Naast het beheren van het digitale projectarchief, coach en ondersteun je medewerkers in het correct gebruiken van systemen, werkafspraken en archiveringsrichtlijnen. Je speelt daarmee een belangrijke rol in de kwaliteit, toegankelijkheid en continuïteit van projectinformatie.
Werkzaamheden:
Je houdt je onder andere bezig met:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem
• Het aanmaken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem op basis van gebruikersbehoefte
• Het instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering
• Het registreren, metadateren, ordenen, classificeren en beheren van documenten en dossiers
• Het toevoegen, wijzigen, verplaatsen en structureren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van handleidingen, werkinstructies en andere documenten die horen bij het projectarchief
• Het bewaken van een correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste personen
• Het melden van storingen en functionele verbetervoorstellen bij de juiste beheerpartijen
• Het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer goed uitvoeren
Resultaat van de opdracht:
• Een ingericht en goed beheerd projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en gestelde kwaliteitseisen
• Correct toegepaste metadata, ordening, waardering en selectie van documenten en dossiers
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrices, handleidingen, werkinstructies en ordeningsstructuren
• Verbeterde kwaliteit en continuïteit van de informatiehuishouding binnen de projecten
Gevraagd:
• Afgeronde MBO 4-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met documentair informatiebeheer, informatievoorziening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het opstellen van handreikingen en/of werkinstructies
• Analytisch, nauwkeurig en gestructureerd, met een hands-on mentaliteit
• Zelfstandig in plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden
• Kennis van en ervaring met informatiestromen binnen grootschalige infrastructurele projecten en/of overheidsorganisaties
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en toepassingsmodellen voor metadata
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren is een sterke pré
With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.