projectsecretaris

Functieomschrijving Voor een opdrachtgever zoeken wij een Projectsecretaris met overzicht, rust en een proactieve houding.
24 uur p/w, max. €86,50/u, 2 kantoordagen per week. Bij voldoende geschikte kandidaten sluit de aanvraag.

Let op:

• Detachering (loondienst); optie tot verlenging; 5x 12 maanden
  
  
• Eisen & wensen graag uitschrijven in het CV
  
  
• Beoordeling op eisen (knock-out) en daarna op wensen. In de aanbieding moeten eisen en wensen + mate van passendheid expliciet benoemd worden.
  
  
• i.v.m. AVG gelden expliciete voorwaarden voor het aanbieden van CV’s (zoals opgenomen in de originele aanvraagtekst).
  
  

Organisatie De opdrachtgever is een grote organisatie binnen het domein infrastructuur en waterbeheer.

Opdrachtomschrijving In de periode 1926–1936 is in een grote rivier een samenhangend systeem van 7 waterkunstwerken aangelegd. Deze objecten zijn bijna 100 jaar oud en bereiken het einde van hun levensduur. Om te bepalen wat de beste lange-termijnoplossing is, is eind 2021 een vervangings- en renovatieproject gestart. De planfase kent drie fasen: A, B en C.

• Fase A: definitiefase, eindigt met plan van aanpak voor fase B
  
  
• Fase B: verdieping, eindigt met advies per object: vervangen of renoveren
  
  
• Fase C: uitwerken keuzes tot maakbare oplossingen per object, eindigt met een beslismoment waarna realisatie start
  
  

Eind 2023 is fase A afgerond inclusief plan van aanpak voor fase B. Fase B bestaat uit drie volgordelijke stappen:

1. Inventariseren en analyseren
   
   
2. Bepalen van oplossingsrichtingen
   
   
3. Afwegen en advies instandhouding/renovatie/vervanging
   
   

Voor de uitvoering van fase B en C is een raamovereenkomst met een ingenieursbureau afgesloten. Binnen die overeenkomst worden nadere opdrachten uitgezet om gefaseerd de planfase te doorlopen.

Binnen de planfase zoekt het projectteam een zelfstandige en proactieve projectsecretaris. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing en ondersteunt het projectteam. Taken o.a.:

• Zelfstandig en proactief uitvoeren van projectsecretariële werkzaamheden (administratief, secretarieel, informatievoorziening) om het team te ontlasten
  
  
• Organiseren van vergaderingen, bewaken dat relevante onderwerpen worden behandeld en zorgen voor zorgvuldige verslaglegging
  
  
• Coördineren van informatiestromen
  
  
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met interne en externe stakeholders
  
  
• Maken van afspraken / reserveren van vergaderruimtes
  
  
• Complex agendabeheer
  
  
• Tegenlezen van documenten op taal/grammatica en opmaak
  
  
• Onboarding-checklist voor nieuwe teamleden beheren
  
  
• Verzorgen van (uitgaande) post e.d.
  
  
• Organiseren van teambuilding en verbindende rol in het team
  
  
• Verzorgen van kaarten/attenties bij verjaardagen, jubilea, geboorte, ziekte
  
  
• Bijhouden van projectinterne overzichten/documenten (bijv. vakantieplanning, organogram, teamafspraken)
  
  

Werkwijze / aanwezigheid: minimaal 2x per week op kantoor. Er zijn twee vaste kantoordagen op locaties in Zuid-Nederland.

Resultaat opdracht Je bent aantoonbaar de “smeerolie” binnen het project: je creëert overzicht en rust en bent proactief en benaderbaar. Door projectinformatie goed voorbereid en op orde te hebben, weet het team waar het aan toe is en verlopen processen beter.

Leiding en toezicht Ja

Meest essentiële competenties

• Resultaatgedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend, verbindend
  
  
• Plannen, organiseren en structureren
  
  
• Klantgericht
  
  
• Netwerker
  
  
• Zelfstandig
  
  
• Organisatiesensitiviteit
  
  
• Overtuigingskracht
  
  
• Sterke schriftelijke communicatie
  
  
• Accuraat
  
  

Eisen (knock-out)

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met inhoudelijke taken rondom documentatie en archivering
   
   
2. Minimaal hbo-opleiding (aantoonbaar)
   
   
3. Aantoonbare ervaring met notuleren van (project)overleggen
   
   

Wensen

1. Kennis/ervaring met document- en samenwerkingssystemen (bijv. SharePoint-achtige omgeving en projecttooling)
   
   
2. Ervaring met planstudie-/verkenningsprojecten
   
   
3. Mate waarin kandidaat beschikt over genoemde competenties/vaardigheden (toetsbaar via cv/motivatie en/of gesprek)
   
   
4. Kennis/ervaring met werkwijzen binnen grote (publieke) opdrachtgevers
   
   

With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.